W niepewnych czasach warto upewnić się, że organizujemy konferencję we właściwym miejscu…

Wiele firm odpowiedzialnych za organizację szeroko pojętych wydarzeń związanych ze szkoleniem, integracją i motywacją, stanęło przed trudnym wyborem, gdy przychodziło do wybrania odpowiedniego hotelu, który spełniłby wszystkie oczekiwania organizatorów konferencji / wyjazdu integracyjnego. W dobie pandemii, odpowiedni wybór jest tym ważniejszy, że należy dodatkowo zwracać uwagę na zachowanie bezpieczeństwa uczestników wydarzenia / konferencji. Jak więc wybrać odpowiedni hotel na taką okazję? Oto kilka sugestii, które pomogą w dokonaniu właściwej decyzji

Lokalizacja

Hotele, które znajdują się z dala od dużych miast  to już nie tylko obietnica świeżego powietrza, braku hałasu czy korków. Hotele, które znajdują się poza miastem, na wsi i blisko lasu (lub w lesie) to przede wszystkim gwarancja ograniczonego kontaktu z drugim człowiekiem podczas spacerów, wycieczek rowerowych czy podróży po okolicznych atrakcjach. Wystarczy dodać do tego bliskość morza w miejscowościach mniej popularnych nawet latem i mamy gotową receptę na spokój.

Ponad to, wybranie lokalizacji nadmorskiej, daleko od miejskiego smogu, pozytywnie wpływa na zdrowie – długie spacery lasem lub brzegiem morza to doskonały sposób na wzmocnienie odporności.

Wielkość hotelu

Im większy hotel tym trudniej o zachowanie niezbędnych zasad sanitarnych, jak bezpieczna odległość czy częstotliwość dezynfekcji przestrzeni wspólnych. Dlatego w dobie pandemii, warto wybierać hotele kameralne – które ze względu na stosunkowo małą ilość pokoi, gwarantują, że w przestrzeniach wspólnych będzie przebywało odpowiednio mniej osób. W konsekwencji, mniej osób będzie miało kontakt częstotliwości dezynfekcji jest  ,tym samym tóre zminimalizują ilość Gości korzystających z tych samych przestrzeni a przede wszystkim, będą w stanie zagwarantować odpowiednie pomieszczenia dla pomniejszych grup szkoleniowych

Hotel na wyłączność? Czemu nie!

Niewątpliwą zaletą małych, kameralnych hoteli jest ich możliwość pełnej elastyczności względem potrzeb Gościa planującego konferencję lub integrację. Planując wyjazd dla grupy liczącej kilkadziesiąt osób, można zwrócić się z prośbą o udostępnienie hotelu na wyłączność (jeśli uda się to oczywiście zrobić z odpowiednim wyprzedzeniem). Jest to szczególnie cenne przy grupie podwyższonego ryzyka. Wynajęcie hotelu na wyłączność może wiązać się z dodatkową opłatą.

Kiedy jest odpowiedni moment na konferencję?

Odpowiedź będzie zawsze taka sama – najlepszy termin na wyjazd szkoleniowy połączony z integracją to środek tygodnia. Hotele resortowe, nawet nie gwarantując wyłączności, nie będą zapełnione w takim stopniu jak w weekendy. Pozwala to więc na korzystny kompromis pomiędzy wynajęciem na wyłączność a większą stycznością z obcymi osobami (nie będącymi członkami grupy). Dodatkową korzyścią mówiącą ZA wyjazdem grupowym w tygodniu jest bardziej atrakcyjna cena niż podczas weekendowego pobytu.

Bezpieczny dystans we wszystkich przestrzeniach

Podczas wyboru hotelu na organizację wyjazdu grupowego, koniecznie poznaj infrastrukturę obiektu. Dowiedz się, czy odległość od stołów w restauracji jest zachowana, czy hotel odpowiednio informuje o konieczności zachowania bezpiecznego dystansu społecznego i czy sale konferencyjne pozwalają na pożądane rozłożenie krzeseł i stołów. Nie należy lekceważyć bezpieczeństwa grupy.

Przygotowanie techniczne

Nowoczesny hotel, który będzie odpowiednio przygotowany na zorganizowanie konferencji podczas panującej pandemii koronawirusa, musi zapewnić bezpieczeństwo Gościom również od strony technicznej – wszystkie pomieszczenia wewnątrz hotelu muszą być systematycznie wietrzone, przy pomocy wymuszonego obiegu powietrza (tj. wentylatory, wbudowana wentylacja mechaniczna). Jednocześnie trzeba mieć na uwadze, że powietrze, którym oddychają Goście jest wtłaczane bezpośrednio z zewnątrz i nie jest wykorzystywane powtórnie (tj. powietrze z jednego pomieszczenia nie jest wtłaczane do kolejnego).

Dla dodatkowego bezpieczeństwa warto również zapytać o dodatkową wentylację niezależną.

Koniecznie sprawdź Udogodnienia jakie oferuje Tristan Hotel & SPA i zorganizuj bezpieczne meetings by the sea właśnie u nas.

Jaki środek lokomocji wybrać?

Oczywiście najbezpieczniejszy środek lokomocji to taki, w którym towarzyszy nam podczas jazdy jak najmniej osób. Polecamy…rower! Jeśli jednak podróżujesz z Warszawy do Kątów Rybackich na konferencję, to odległość może wydać się…lekko trudna dla niektórych. Polecamy więc wybranie samochodu 😉

Przestrzeganie zasad sanitarnych

Czytając “bezpieczny hotel na konferencję” nasuwa się sporo pytań o znaczenie tych słów oraz jak zweryfikować ich wiarygodność. Bez wątpienia pierwszym krokiem jest sprawdzenie, czy hotel uzyskał certyfikat “Obiekt bezpieczny higienicznie” przyznawany przez POT

Jednak warto też mieć upewnić się podwójnie i zadzwonić do hotelu, żeby dopytać o szczegóły przestrzegania zasad bezpieczeństwa sanitarnego. Jeśli to wciąż za mało, opinie publikowane w internecie będą  dodatkową warstwą utwierdzającą o właściwym wyborze hotelu.